Harold, you are right that no one has answered Donn's initial question,
although the tangents it produced have provided very interesting
discussion. I'll try to address Donn's initial
question, however. <br><br>There are several reasons why FGS and NGS have such
long lead times. Possibly the most important difference is that most of
the disciplines Donn was talking about have paid staffs and/or employ
meeting planners to stage their conferences while the national
genealogical organizations rely on volunteers. We have to have enough
lead time to allow our volunteers to work the incredible number of
hours it takes to plan the program, and continue to work their jobs and
see their families.<br><br>Those
disciplines also have attendees who are there
as part of their employment, for additional training, and the high
registration fee (much higher than ours) is often covered by the
employer. The talks are not intended to be training for beginners or
even intermediates in the field. If they had beginning and intermediate
tracks offered, employers probably wouldn&#39;t fork over the cash to send
their employees. It would not be cost effective. [I know that the
academic model for this is a bit different than employer and employee,
but I&#39;m generalizing a bit.] Instead, they know that the entire program
is planned at the level they are expecting. They really don&#39;t have to
see it in advance to know that their employees will be receiving
cutting edge education, that they will be keeping up in their field.<br>
<br>Attendees at genealogical conferences have a much different
profile, and planners must try to satisfy people with all levels of
experience and skill. It is a balancing act that will never be exactly
right in spite of how hard conference planners try. The program is the
primary means of drawing people in. Since the most common attendee at
conferences is an intermediate-level hobbyist who lives within 500
miles of the conference, the program must be targeted at them if the
conference is to be successful and at least break even. <br>
<br>Which brings me to the main reason that drives the long lead times:
publicity. The program needs to be set and the program brochure
prepared and printed before Christmas for an FGS conference in the
early fall (even then, it doesn&#39;t always happen before Christmas
because, again, volunteers are involved and they have lives to lead).
People need to see the program to be tempted to come to the conference.
Yes, there is a subset of people, myself included, who plan to go long
before the program comes out, but we are not a large enough group to
help a conference break even. The average attendee must see what the
program is before they pay that registration fee. They need to go
through it and circle what they&#39;d like to hear. Enough circles and they
will attend. And they need to do that early in the year so they can
plan their discretionary travel for the year, ask for time off, etc. <br>
<br>Another factor is space. Space must be arranged for each session
well in advance. For example, FGS must know well over a year ahead what
space the PMC will require in order to get that set in stone with the
facility. Yes, maybe it could be done the other way around, but
planning well in advance lessens the possibility of miscommunications
between all three parties. Our genealogical conferences are small in
the world of conference planning. Whether we are dealing with a hotel
or a conference center, they want this set in stone very early or they
will give the space away to another group. Our organizations walk a
thin line with facilities. Planning well in advance helps avoid a
situation of paying for too much space or not having enough.<br>
<br>Yes, I know there will be people who will criticize this rationale,
but it is in keeping with the missions of both FGS and NGS to educate
ALL genealogists, not just advanced/professionals. Besides fulfilling
the mission (necessary to maintain non-profit status), for budgetary
reasons planners must plan the bulk of the program for
intermediates, including enough to interest the beginner and the
advanced researcher to keep them satisfied. This is hard to do to
everyone&#39;s satisfaction, witness this thread. Unfortunately, being a
genealogical conference planner is a tough, mostly thankless job
involving very long hours and very, very low pay!<br>
<br>Harold, thanks for your words of praise for the conferences you
have attended. I&#39;m sure the conference planners who are reading this
thread appreciated your words. I have been attending conferences since
the late 80s, and never fail to find something of interest. I don&#39;t
attend as many lectures as I did when I first started, but that&#39;s more
because I&#39;m busy networking, visiting the exhibit hall, and learning
from my colleagues. I do always attend the PMC. Not all of the
offerings are of interest, of course, but I always learn something new.
Again, the networking opportunities are extremely important there. In
fact, came home from Little Rock with three new clients that I wouldn&#39;t
have if the intermediates hadn&#39;t been at that conference. When I want
to study one particular subject in depth, I turn to our institutes
(IGHR, NIGR, SLIG) or to my colleagues who are experts in that subject.
And now we have BU, webinars, ProGen, and a host of other in-depth
learning opportunities. My problem isn&#39;t wanting more opportunities to
study, but finding time for those I&#39;d like to pursue!<br><font color="#888888">