<html><head><base href="x-msg://310/"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; ">I have actually made the personal decision to use the current postal abbreviations if I abbreviate at all in order to be consistent. &nbsp;It will either be spelled out or the 2 letter abbreviation will be used - followed by USA to not be confused with Mongolia (MN) - although I don's see why they couldn't have used MG as we don't use that one. &nbsp;LOL Talk about being an Ugly American!<div><br></div><div><div><div>On Nov 27, 2010, at 12:26 PM, &lt;<a href="mailto:eshown@comcast.net">eshown@comcast.net</a>&gt; &lt;<a href="mailto:eshown@comcast.net">eshown@comcast.net</a>&gt; wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; font-family: Geneva; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; font-size: medium; "><div lang="EN-US" link="blue" vlink="purple"><div class="WordSection1" style="page: WordSection1; "><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; ">Debbie wrote:<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; ">&gt;There is another possibility for the confusion on state name abbreviations. _The Associated Press Stylebook_, used by many newspapers, is the source of seeing everything from two, three, and four letter abbreviations to full state names spelled out.<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; ">&gt;Check under abbreviations at the following link (second page) to see what AP suggests for state names. Note that AP uses Pa. for Pennsylvania.<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; ">&gt;http://www.scribd.com/doc/2664713/Associated-Press-AP-Style-Guide-the-basics<o:p></o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><o:p>&nbsp;</o:p></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><span style="color: black; ">Good point, Debbie. It might also help those on the list who aren't professional writers to know that AP Style defines the conventions generally used in the (U.S.)<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span><i>newspaper</i><span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span>world as compared to the rest of the writing and publishing world.<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span><span>&nbsp;</span>Newspapers, back in the days of typesetting each character by hand, adapted some publishing conventions to enable them to set type faster. For example:<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><span style="color: black; "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0.25in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; text-indent: -0.25in; "><span style="color: black; "><span>-<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span></span></span></span><span style="color: black; ">A book or magazine publisher could afford to take the time to switch to italic letters for book and magazine titles. But a daily newspaper, hand-setting each character of every line of every story and under pressure to get it all done in time for that day’s edition, created shortcuts. Instead of switching to italics for every letter of a book or magazine title, they would just stick a quotation mark before and after.<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span><span>&nbsp;</span>Meanwhile, for us as writers, there’s no time-saving imperative and—as both researchers and writers—there’s considerable advantage to observing the distinction between using italics for book and magazine titles vis a vis quotation marks for the titles of articles and chapters within those books and magazines.<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0.25in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><span style="color: black; "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0.25in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; text-indent: -0.25in; "><span style="color: black; "><span>-<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span></span></span></span><span style="color: black; ">Because newspaper columns were skinny, in comparison to book columns that stretched all the way across the page, they adopted shorter paragraphs. “Normal” expository writing, which we learned in school and are expected to follow in our historical and biographical writing, calls for (a) every paragraph having a topic sentence and then (b) typically, three or more sentences to ‘develop’ the topic sentence. That creates good, thoughtful writing. It also works well with wide columns of books and journals. But with newspapers, a paragraph of that length would create a block of text that ran way down the column; so newspapers (and magazines with skinny columns) don’t follow the same practice.<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0.5in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: black; "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0.25in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; text-indent: -0.25in; "><span style="color: black; "><span>-<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span></span></span></span><span style="color: black; ">Similarly, to save both space and time, instead of writing out small numbers amid sentences, they adopted the use of Arabic numbers.<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0.5in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: black; "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0.25in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; text-indent: -0.25in; "><span style="color: black; "><span>-<span style="font: normal normal normal 7pt/normal 'Times New Roman'; ">&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span></span></span></span><span style="color: black; ">&amp;c, &amp;c, &amp;c.<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0.5in; font-size: 11pt; font-family: Calibri, sans-serif; "><span style="color: black; "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><span style="color: black; ">For all of us, as ‘everyday’ researchers and writers, it all boils down to (a) defining our readership or forum; and (b) using the conventions that exist for that forum.<o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><span style="color: black; "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><span style="color: black; ">Elizabeth<o:p></o:p></span></div><div style="border-top-style: none; border-right-style: none; border-left-style: none; border-width: initial; border-color: initial; border-bottom-style: solid; border-bottom-color: windowtext; border-bottom-width: 1pt; padding-top: 0in; padding-right: 0in; padding-bottom: 1pt; padding-left: 0in; "><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; border-top-style: none; border-right-style: none; border-bottom-style: none; border-left-style: none; border-width: initial; border-color: initial; padding-top: 0in; padding-right: 0in; padding-bottom: 0in; padding-left: 0in; "><span style="color: black; "><o:p>&nbsp;</o:p></span></div></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><span style="color: black; ">Elizabeth Shown Mills,<span class="Apple-converted-space">&nbsp;</span></span><span style="font-size: 8pt; color: black; ">CG, CGL, FASG</span><span style="color: black; "><o:p></o:p></span></div><div style="margin-top: 0in; margin-right: 0in; margin-bottom: 0.0001pt; margin-left: 0in; font-size: 10pt; font-family: Arial, sans-serif; "><span style="color: black; ">The Evidence Series<o:p></o:p></span></div></div></div></span></div><br></div><br><br><div>
<span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: Geneva; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-align: auto; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; font-size: medium; "><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: Geneva; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; font-size: medium; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: Geneva; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; font-size: medium; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><span class="Apple-style-span" style="border-collapse: separate; color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: medium; font-style: normal; font-variant: normal; font-weight: normal; letter-spacing: normal; line-height: normal; orphans: 2; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-border-horizontal-spacing: 0px; -webkit-border-vertical-spacing: 0px; -webkit-text-decorations-in-effect: none; -webkit-text-size-adjust: auto; -webkit-text-stroke-width: 0px; "><div style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; -webkit-line-break: after-white-space; "><div>Jacqueline Wilson</div><div>Evanston, IL</div><div><br></div><div>"Wilssearch - your service of choice&nbsp;for the indexing challenged&nbsp;genealogist."</div><div><br></div><div>Indexer, historian, and genealogist</div><div>Deputy Sheriff for Publications of the Chicago Corral of the Westerners</div><div><br></div><div>Masters of Military History student at AMU</div><div><br></div><div><br></div><div><br></div><div><div><br></div><div><br></div></div></div></span></div></span></div></span><br class="Apple-interchange-newline"></span><br class="Apple-interchange-newline">
</div>
<br></body></html>