<HTML>
<HEAD>
<TITLE>NYS Sales Tax</TITLE>
</HEAD>
<BODY>
<FONT FACE="Calibri, Verdana, Helvetica, Arial"><SPAN STYLE='font-size:11pt'>Please pardon the duplicate posts.<BR>
<BR>
I tried to get some clarity about the new sales tax on genealogical research services from an agent at the NYS Department of Taxation and Finance. I don&#8217;t know if this is going to help or not. I certainly don&#8217;t think I&#8217;ve had my questions answered, and I can&#8217;t vouch for accuracy. On top of everything, the agent was very snippy, which made the experience oh-so-pleasant. <BR>
<BR>
I tried to explain to her the different aspects of our work: for private clients, forensic, heir searching, due diligence, for in-state clients, for out-of-state clients, document retrieval, etc.<BR>
<BR>
I also quoted the statement on page 1 of their memo ( <a href="http://www.tax.state.ny.us/pdf/memos/sales/m10_7s.pdf">http://www.tax.state.ny.us/pdf/memos/sales/m10_7s.pdf</a>) that &quot;information that is personal or individual in nature and that is not or may not be substantially incorporated in reports furnished to other persons&quot; is exempt from tax. The agent angrily said, &quot;Genicalogical [<I>sic</I>] services would not be listed as taxable, if they weren't. They&#8217;re clearly taxable.&#8221; &nbsp;No budging from that to discuss the proprietary nature of reports that Dee Dee King mentioned. <BR>
<BR>
The agent constantly had to put me on hold, while she asked someone for answers to my questions. I asked to speak with someone directly who had the answers and was told no. I could write to the address for Instructions and Interpretation (listed below).<BR>
<BR>
Some other things I was told in response to my questions:<BR>
<BR>
1. <U>OUT-OF-(NY)-STATE CLIENTS<BR>
</U><BR>
If you are a genealogist who works in New York, and you provide research to a client in another part of the country, you do not have to charge sales tax to that client. <BR>
<BR>
2. <U>PROVIDING RESEARCH SERVICES TO NYS CLIENTS FROM ANOTHER STATE OR COUNTRY<BR>
</U><BR>
If you work in a state besides NY and you provide a NYS client with research, you will have to charge that client sales tax and pay it to NYS Dept of Taxation and Finance. That applies to genealogists who work out of the country, too. <BR>
<BR>
I asked the agent for clarification, as that&#8217;s not the case with goods. So why is it true for research services? Another snippy answer that it&#8217;s &#8220;destination tax,&#8221; charged for goods, and must be charged for services, too. But if you order a hat from Maine and you live in NY, you wouldn&#8217;t pay NYS sales tax, I said. She said, &#8220;Yes, you would. Destination tax.&#8221; <BR>
<BR>
3. <U>DOCUMENTS<BR>
</U><BR>
Are documents that we collect taxable? The answer is yes. And no. <BR>
<BR>
If you get a photocopy, it&#8217;s taxable. If you get an original, it&#8217;s not taxable. (You can anticipate what I said next.) <BR>
<BR>
So, if we provide a client with a birth certificate from 1897 that we&#8217;ve ordered from the NYS DOH, does that mean that we have to charge sales tax on the $22 we&#8217;ve paid for a genealogical copy? The answer was no, if it&#8217;s an original. I said, it can&#8217;t be an original. The original was issued in 1897. The next answer was that if the document is &#8220;officially stamped and certified,&#8221; you would not charge sales tax. I thought it pointless to get into how obtaining a certified birth certificate by someone other than the person named on the certificate from the NYS DOH, even from 1897, now requires a court order, so most of us don&#8217;t order certified copies. Maybe the NYS DOH stamp would make it exempt. <BR>
<BR>
But...<BR>
<BR>
If you stand at a photocopier and copy a document, you have to charge sales tax on the photocopies, because that&#8217;s a photocopy, not an original. <BR>
<BR>
How clear is this so far?<BR>
<BR>
Moving on...<BR>
<BR>
4. <U>FORENSIC WORK<BR>
</U><BR>
I was told that if the court gives us an exemption certificate&#8212;i.e. they&#8217;re exempt from sales tax&#8212;we don&#8217;t have to charge our clients/attorneys/public administrators sales tax for our research services. <BR>
<BR>
I never got a clear answer about taxation on research for kinship and due diligence matters, except something to the effect that if the client will pay sales tax, then we don&#8217;t have to. <BR>
<BR>
5. <U>REGISTERING<BR>
</U><BR>
I was told that any genealogist doing business with clients in NYS or any genealogist who works in NYS must register. Go to www.nys/opal.com to do so. This must be done 20 days <I>before </I>you get the client. I questioned that, as we typically don&#8217;t know that far in advance about clients&#8217; requests. I was told how everyone else complies. <BR>
<BR>
This is the place to register online:<BR>
<BR>
<a href="http://www.nys-opal.com/">http://www.nys-opal.com/</a><BR>
<BR>
Then go to Online Applications, click blue arrow, then to first option &#8220;Authorization to collect...&#8221;<BR>
<BR>
Please note that after you register, if you do not file the necessary forms reporting tax you have (or, if none, haven&#8217;t) collected, you will be charged a penalty. <BR>
<BR>
It&#8217;s obvious that we need more clarity on this issue.<BR>
<BR>
I was told that we can &#8220;argue&#8221; tax concerns by writing to:<BR>
<BR>
</SPAN></FONT><BLOCKQUOTE><FONT FACE="Calibri, Verdana, Helvetica, Arial"><SPAN STYLE='font-size:11pt'>Instructions and Interpretation<BR>
NYS Tax Department<BR>
Building 9, Room 146<BR>
State Campus<BR>
Albany, NY 12227<BR>
</SPAN></FONT></BLOCKQUOTE><FONT FACE="Calibri, Verdana, Helvetica, Arial"><SPAN STYLE='font-size:11pt'><BR>
My head spins. I don&#8217;t know if I got correct answers, so please check everything out for yourself. The phone numbers for the NYS Dept of Taxation and Finance are 800-698-2909 and 518-485-2889. Together, hopefully, we can sort this out. <BR>
more, I&#8217;ll post.<BR>
<BR>
Leslie<BR>
<BR>
Leslie Corn, CG, FGBS<BR>
Certified Genealogist<BR>
Forensic Genealogical Research, Due Diligence, &amp; Missing Heirs<BR>
<a href="http://www.genealogicalforensics.com">http://www.genealogicalforensics.com</a><BR>
New York, NY<BR>
<a href="LeslieCorn@earthlink.net">LeslieCorn@earthlink.net</a></SPAN></FONT>
</BODY>
</HTML>