<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
<HTML><HEAD>
<META content="text/html; charset=iso-8859-1" http-equiv=Content-Type>
<META name=GENERATOR content="MSHTML 8.00.6001.18828">
<STYLE></STYLE>
</HEAD>
<BODY style="BACKGROUND-COLOR: #ffffff; FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt" 
bgColor=#ffffff>
<DIV><FONT face="Courier New">Which is why I suggested that everything should be 
cataloged 'as is' first, then after that step,&nbsp;subsequently &nbsp;a filing 
system created, so that an overview of the whole collection has been recorded 
first.&nbsp; You have to know what's there, and how things relate to each other, 
before you can evaluate how items relate to each other (and hence how they 
should be file).</FONT></DIV>
<DIV><FONT face="Courier New"></FONT>&nbsp;</DIV>
<DIV><FONT face="Courier New">That catalog also will allow one to find items 
that are related, but aren't in near proximity as things stand now.</FONT></DIV>
<DIV><FONT face="Courier New"></FONT>&nbsp;</DIV>
<DIV><FONT face="Courier New">By catalog, a simple itemized list, with enough 
description so that an item can be identified from its description, and record 
where located (before the file system is developed)</FONT></DIV>
<DIV><FONT face="Courier New"></FONT>&nbsp;</DIV>
<DIV><FONT face="Courier New">Larry, from a cataloguer's viewpoint.</FONT></DIV>
<BLOCKQUOTE 
style="BORDER-LEFT: #000000 2px solid; PADDING-LEFT: 5px; PADDING-RIGHT: 0px; MARGIN-LEFT: 5px; MARGIN-RIGHT: 0px">
  <DIV style="FONT: 10pt arial">----- Original Message ----- </DIV>
  <DIV 
  style="FONT: 10pt arial; BACKGROUND: #e4e4e4; font-color: black"><B>From:</B> 
  <A title=DonnDevine@aol.com 
  href="mailto:DonnDevine@aol.com">DonnDevine@aol.com</A> </DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>To:</B> <A title=apgpubliclist@apgen.org 
  href="mailto:apgpubliclist@apgen.org">apgpubliclist@apgen.org</A> </DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>Sent:</B> Sunday, October 25, 2009 9:26 
  PM</DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>Subject:</B> Re: [APG Public List] Advice on 
  organization</DIV>
  <DIV><BR></DIV>
  <DIV>
  <DIV>Before rearranging material for easier access, make sure you are not 
  losing&nbsp;any information provided by the original arrangement,&nbsp;as 
  happens when cemetery burial records are rearranged alphabetically to make 
  them&nbsp;easier to find, but in the process losing the&nbsp;information about 
  who is buried next to whom.</DIV>
  <DIV>&nbsp;</DIV>
  <DIV>As an example, undated&nbsp;documents in a family collection may be filed 
  with&nbsp;otherwise unrelated ones&nbsp;from the same period. If removed to a 
  more logical arrangement of files associated with the&nbsp;originator or the 
  subject, information about the date of the document could be lost.&nbsp;</DIV>
  <DIV>&nbsp;</DIV>
  <DIV>From an archivist's perspective,.</DIV></DIV>
  <DIV><FONT lang=0 size=2 face=Arial PTSIZE="10" FAMILY="SANSSERIF">Donn 
  Devine, CG, CGL<BR>Wilmington DE <BR><BR>CG, Certified Genealogist, CGL, and 
  Certified Genealogical&nbsp;Lecturer are service marks of the Board for 
  Certification of Genealogists, used under license by board certificants after 
  periodic evaluation, and the board name is registered in the US Patent &amp; 
  Trademark Office.</FONT></DIV>
  <P>
  <HR>

  <P></P>_______________________________________________<BR>APG Public Mailing 
  List<BR>http://apgen.org/publications/publiclist/<BR></BLOCKQUOTE></BODY></HTML>