<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
<HTML xmlns="http://www.w3.org/TR/REC-html40" xmlns:v = 
"urn:schemas-microsoft-com:vml" xmlns:o = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:office" xmlns:w = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:word" xmlns:x = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:excel" xmlns:p = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:powerpoint" xmlns:a = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:access" xmlns:dt = 
"uuid:C2F41010-65B3-11d1-A29F-00AA00C14882" xmlns:s = 
"uuid:BDC6E3F0-6DA3-11d1-A2A3-00AA00C14882" xmlns:rs = 
"urn:schemas-microsoft-com:rowset" xmlns:z = "#RowsetSchema" xmlns:b = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:publisher" xmlns:ss = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:spreadsheet" xmlns:c = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:component:spreadsheet" xmlns:odc = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:odc" xmlns:oa = 
"urn:schemas-microsoft-com:office:activation" xmlns:html = 
"http://www.w3.org/TR/REC-html40" xmlns:q = 
"http://schemas.xmlsoap.org/soap/envelope/" xmlns:rtc = 
"http://microsoft.com/officenet/conferencing" XMLNS:D = "DAV:" XMLNS:Repl = 
"http://schemas.microsoft.com/repl/" xmlns:mt = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/soap/meetings/" xmlns:x2 = 
"http://schemas.microsoft.com/office/excel/2003/xml" xmlns:ppda = 
"http://www.passport.com/NameSpace.xsd" xmlns:ois = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/soap/ois/" xmlns:dir = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/soap/directory/" xmlns:ds = 
"http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#" xmlns:dsp = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/dsp" xmlns:udc = 
"http://schemas.microsoft.com/data/udc" xmlns:xsd = 
"http://www.w3.org/2001/XMLSchema" xmlns:sub = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/soap/2002/1/alerts/" xmlns:ec = 
"http://www.w3.org/2001/04/xmlenc#" xmlns:sp = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/" xmlns:sps = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/soap/" xmlns:xsi = 
"http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance" xmlns:udcs = 
"http://schemas.microsoft.com/data/udc/soap" xmlns:udcxf = 
"http://schemas.microsoft.com/data/udc/xmlfile" xmlns:udcp2p = 
"http://schemas.microsoft.com/data/udc/parttopart" xmlns:wf = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/soap/workflow/" xmlns:dsss = 
"http://schemas.microsoft.com/office/2006/digsig-setup" xmlns:dssi = 
"http://schemas.microsoft.com/office/2006/digsig" xmlns:mdssi = 
"http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/digital-signature" xmlns:mver = 
"http://schemas.openxmlformats.org/markup-compatibility/2006" xmlns:m = 
"http://schemas.microsoft.com/office/2004/12/omml" xmlns:mrels = 
"http://schemas.openxmlformats.org/package/2006/relationships" xmlns:spwp = 
"http://microsoft.com/sharepoint/webpartpages" xmlns:ex12t = 
"http://schemas.microsoft.com/exchange/services/2006/types" xmlns:ex12m = 
"http://schemas.microsoft.com/exchange/services/2006/messages" xmlns:pptsl = 
"http://schemas.microsoft.com/sharepoint/soap/SlideLibrary/" xmlns:spsl = 
"http://microsoft.com/webservices/SharePointPortalServer/PublishedLinksService" 
XMLNS:Z = "urn:schemas-microsoft-com:" xmlns:st = ""><HEAD>
<META content="text/html; charset=iso-8859-1" http-equiv=Content-Type>
<META name=GENERATOR content="MSHTML 8.00.6001.18813">
<STYLE>@font-face {
        font-family: Cambria Math;
}
@font-face {
        font-family: Calibri;
}
@page Section1 {size: 8.5in 11.0in; margin: 1.0in 1.0in 1.0in 1.0in; }
P.MsoNormal {
        MARGIN: 0in 0in 0pt; FONT-FAMILY: "Calibri","sans-serif"; FONT-SIZE: 11pt
}
LI.MsoNormal {
        MARGIN: 0in 0in 0pt; FONT-FAMILY: "Calibri","sans-serif"; FONT-SIZE: 11pt
}
DIV.MsoNormal {
        MARGIN: 0in 0in 0pt; FONT-FAMILY: "Calibri","sans-serif"; FONT-SIZE: 11pt
}
A:link {
        COLOR: blue; TEXT-DECORATION: underline; mso-style-priority: 99
}
SPAN.MsoHyperlink {
        COLOR: blue; TEXT-DECORATION: underline; mso-style-priority: 99
}
A:visited {
        COLOR: purple; TEXT-DECORATION: underline; mso-style-priority: 99
}
SPAN.MsoHyperlinkFollowed {
        COLOR: purple; TEXT-DECORATION: underline; mso-style-priority: 99
}
SPAN.EmailStyle17 {
        FONT-FAMILY: "Calibri","sans-serif"; COLOR: windowtext; mso-style-type: personal-compose
}
.MsoChpDefault {
        mso-style-type: export-only
}
DIV.Section1 {
        page: Section1
}
</STYLE>
<!--[if gte mso 9]><xml>
 <o:shapedefaults v:ext="edit" spidmax="1026" />
</xml><![endif]--><!--[if gte mso 9]><xml>
 <o:shapelayout v:ext="edit">
  <o:idmap v:ext="edit" data="1" />
 </o:shapelayout></xml><![endif]--></HEAD>
<BODY lang=EN-US link=blue bgColor=#ffffff vLink=purple>
<DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New">Wow. Sounds like you're going to be rolling 
up your sleeves!&nbsp; I think this is a bit&nbsp;different than the archiving 
projects talked about before (in some ways).</FONT></DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New"></FONT>&nbsp;</DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New">I'd create a complete&nbsp;inventory of 
everything first, before&nbsp;I'd&nbsp;take any other steps. Lists of what's 
there and where.&nbsp; Just enough description to make it easier to identify and 
locate the item again. Maybe&nbsp;using a spreadsheet so you can later move 
items&nbsp;and create categories. &nbsp;</FONT></DIV>
<DIV>&nbsp;</DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New">As you&nbsp;go about listing the inventory, 
you'll also be getting a fuller&nbsp;understanding of how to proceed further 
based on what's there.&nbsp; My suggestion would be to not try to enter anything 
into Legacy as you go.&nbsp;I'd say that will just slow the process 
down.&nbsp;&nbsp;And save on a lot of errors too!&nbsp; </FONT></DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New"></FONT>&nbsp;</DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New">Once you know what's there, you can then 
work from the inventory list to quickly&nbsp;create a filing system by using 
categories or some other format.&nbsp; There are probably as many filing 
preferences as there are family historians but there are also some standardized 
approaches that are time-tested.&nbsp;&nbsp;</FONT></DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New"></FONT><FONT size=2 
face="Courier New"></FONT>&nbsp;</DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New">Larry</FONT></DIV>
<DIV><FONT size=2 face="Courier New"></FONT>&nbsp;</DIV></DIV>
<BLOCKQUOTE 
style="BORDER-LEFT: #000000 2px solid; PADDING-LEFT: 5px; PADDING-RIGHT: 0px; MARGIN-LEFT: 5px; MARGIN-RIGHT: 0px">
  <DIV style="FONT: 10pt arial">----- Original Message ----- </DIV>
  <DIV 
  style="FONT: 10pt arial; BACKGROUND: #e4e4e4; font-color: black"><B>From:</B> 
  <A title=denise@macrep.com href="mailto:denise@macrep.com">Denise Mc 
  Enerney</A> </DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>To:</B> <A title=apgpubliclist@apgen.org 
  href="mailto:apgpubliclist@apgen.org">apgpubliclist@apgen.org</A> </DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>Sent:</B> Wednesday, October 21, 2009 1:30 
  PM</DIV>
  <DIV style="FONT: 10pt arial"><B>Subject:</B> [APG Public List] Advice on 
  organization</DIV>
  <DIV><BR></DIV>
  <DIV class=Section1>
  <P class=MsoNormal>Hello All,<o:p></o:p></P>
  <P class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></P>
  <P class=MsoNormal>This is my first time posting to this list, so please bear 
  with me.&nbsp; I recently agreed to help a woman organize her collection of 
  family memorabilia.&nbsp; It turns out that she has about 5 banker boxes of 
  mostly letters between many family members; interspersed with written works, 
  certificates (mostly from educational institutions I believe),&nbsp; diaries, 
  etc.&nbsp; Many family members have been involved in important organizations 
  and events.&nbsp; She didn’t even show me the room with the photos yet!&nbsp; 
  She has 4 4-drawer file cabinets that she is hoping to have everything 
  organized in.&nbsp; She does have a fairly outdated but working PC, with 
  dial-up internet connection, and I believe I have talked her into downloading 
  the free version of Legacy so that we can start inputting information in as we 
  go along,&nbsp; She has also done quite a bit of research over the years, but 
  doesn’t have it organized.&nbsp; Being in the process of starting a genealogy 
  business offering this type of service, I feel this is a perfect worse-case 
  scenario, and am hoping to gain some good experience in what kind of 
  collections like these are out there.&nbsp; Does anyone have any advice?&nbsp; 
  I’m thinking that the letters should be tackled first, and have them , 
  perhaps, in chronological order?&nbsp; Or should the be organized by family 
  member?&nbsp;&nbsp; I think the majority of the letters are between her 
  parents.&nbsp; This woman is in her mid 80’s by the way, and she comes from a 
  family of “keepers” as she calls it.<o:p></o:p></P>
  <P class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></P>
  <P class=MsoNormal>Thanks in advance for any input on my 
  adventure!<o:p></o:p></P>
  <P class=MsoNormal><o:p>&nbsp;</o:p></P>
  <P class=MsoNormal>Denise<o:p></o:p></P></DIV>
  <P>
  <HR>

  <P></P>_______________________________________________<BR>APG Public Mailing 
  List<BR>http://apgen.org/publications/publiclist/<BR></BLOCKQUOTE></BODY></HTML>